1、请组团单位把出访人员名单（姓名、出生年月日、工作单位、职务、出访具体时间等）告诉我交流中心，我们将向团组发出国邀请函，先发传真件，供出访单位办理国内报批手续，再寄原件，但在寄原件之前，须请组团单位对我交流中心安排的行程和价格予以书面确认。
（注：我交流中心在传真给对方邀请信的同时，把出国签证表填写注意事项等材料传真给组团单位）
2、由组团单位向所在省市政府（外办）打出国考察报告，由省市政府（外办）研究后，下达出国任务批件书。
3、然后团组成员每人凭出国任务批件，到所在单位人事部门办理出国政治审查（政审）。
4、政审办好后，由组团单位到外办统一办理每人的护照。
5、护照办好后，由外办签证处统一到使领馆申办签证。
（注：在送交使领馆申办签证的同时，组团单位可根据短期出国人员国外费用标准，到银行去换取出国用外汇）。
6、签证拿到后，每人凭护照（签证）到银行去换200美元平价外汇。
7、在出访单位把签证材料送到领馆时，我交流中心将把出国注意事项传给组团出访单位。
8、团组出国前，我交流中心将把团组出国总费用，在外详细行程（包括公务内容，酒店，景点及导游等详细材料）告诉组团单位。
9、团组出国前，须将团款支付给我交流中心江苏南京代表处。
10、我交流中心有专门的机票子公司，可帮助出访单位预定国内最低价的国际往返机票。